Privacy statement

Waarom hebben wij jouw persoonsgegevens nodig?

Stap is contractueel verplicht om de pensioenovereenkomst uit te voeren. Om dit op de juiste wijze te kunnen doen verwerken we jouw (persoons)gegevens voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van het overeengekomen pensioenovereenkomst en pensioenreglement
• het voldoen aan de wettelijke verplichtingen
• het verstrekken van (wettelijke) communicatie aan betrokkenen
• het waarborgen van de veiligheid en integriteit van Stap, daarbij ook inbegrepen het voorkomen, onderkennen, onderzoeken of bestrijden van strafbare gedragingen gericht tegen Stap
• statistische analyse ter verbetering van de dienstverlening

Welke persoonsgegevens ontvangen wij?

Wij kunnen de volgende (bijzondere) (persoons)gegevens verwerken:

• Voor- en achternamen
• Geslacht
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer (BSN)
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Pensioennummer
• Bankrekeningnummer
• Burgerlijke staat
• Gegevens over je (voormalige) dienstverband(en)
• Salaris
• Aanspraken / pensioenrecht
• Indicatie gemoedsbezwaard
• Gegevens over arbeidsongeschiktheid
• Gegevens over je kinderen
• Overige (persoons)gegevens die je actief verstrekt in correspondentie en telefonisch
• IP-adres
• Internetbrowser en apparaat type
• Gegevens over je activiteiten op onze website
• Voorkeurstaal

Van welke instanties ontvangen wij gegevens?

Afhankelijk van je situatie kunnen wij van de volgende partijen gegevens over jou en/of jouw dienstverband ontvangen:

• Basisregistratie Personen (BRP)
• (Voormalige) werkgever(s)
• Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
• Kamer van Koophandel (KvK)
• Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
• Andere pensioenuitvoerders

Met welke partijen mogen wij je gegevens delen?

Stap deelt jouw persoonsgegevens met verschillende andere partijen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met partijen die jouw gegevens in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen wij voor een passend niveau van bescherming voor de overdracht en eventuele daarop volgende verwerking. Stap blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De pensioenuitvoering heeft Stap uitbesteed aan TKP Pensioen B.V. (TKP). TKP beschikt daarom over je (persoons)gegevens. Stap heeft met TKP afspraken gemaakt over de wijze waarop TKP met jouw gegevens om gaat, met wie zij jouw gegevens mogen delen en hoe TKP jouw gegevens moet beveiligen. Om de pensioenadministratie van Stap goed uit te kunnen voeren maakt TKP gebruik van verschillende partijen die afhankelijk van je situatie jouw persoonsgegevens ontvangen (subverwerkers). TKP zorgt bij deze subverwerkers voor minimaal hetzelfde beveiligingsniveau zoals afgesproken met Stap en sluit tevens een verwerkersovereenkomst met deze subverwerker.

De partijen waarmee jouw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:

• Toezichthouders
• Overheidsinstanties
• Uitkeringsinstanties
• Incasso-/debiteurenpartijen
• Herverzekeraars
• (Voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
• Communicatiebureau's
• Mailingverwerkers/Drukkerijen
• Archiefopslagen
• Controlepartijen bijvoorbeeld voor het uitvoeren van looncontroles
• Organisatie inzake bruto - netto berekeningen
• ICT database/website beheer- en onderhoudsbedrijven
• IT Securitybedrijven
• Accountants/actuariskantoren
• Andere pensioenuitvoerders (waardeoverdracht/niet opgevraagd pensioen)

We zijn bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 met implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. We hebben privacy hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we je hierover informeren via deze privacy statement.

Hoe lang mag Stap je gegevens bewaren?

Stap bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de aan Stap gevraagde of opgedragen taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Binnen een kwartaal na het verstrijken van de geldende bewaartermijn zoals binnen de verwerking is bepaald, worden de persoonsgegevens op een verantwoorde manier uit de registratie geanonimiseerd, verwijderd, vernietigd of overgebracht naar een archief. In e-mails gebruiken we tracking pixels en tracking URL’s. Een tracking pixel is een elektronisch bestand (grootte normaal 1 pixel x 1 pixel) dat we in onze e-mails plaatsen. Hierdoor zien we of een e-mail geopend wordt. Een tracking URL verwijst via een tussenstap door naar een webpagina. Door tracking URL’s te gebruiken zien we of er op een link geklikt wordt. Deze gegevens analyseren we om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze communicatie. Op basis van dit inzicht optimaliseren we onze communicatie en zorgen we ervoor dat deze persoonlijk en relevant is voor ontvangers. We gebruiken het e-mailadres van de ontvanger om effectiviteit van onze communicatie aan een doelgroep te relateren. Daarnaast leggen het IP-adres drie weken vast om ongewenst verkeer te voorkomen. We verwerken deze gegevens wel, maar analyseren deze niet op persoonsniveau.

Waar gebruiken we opgenomen telefoongesprekken voor?

Stap kan telefoongesprekken opnemen. Deze opnames worden onder andere gebruikt voor trainings- en coachingsdoeleinden, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties of voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. Binnen de bewaartermijn heb je recht op een weergave van het telefoongesprek.

Wil je je bij ons bekende gegevens inzien?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien en aan te passen (corrigeren). In bepaalde gevallen kun je ons daarnaast vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, je gegevens te wissen of om je gegevens over te dragen aan een andere zogenoemde verwerkingsverantwoordelijke.

Intrekken toestemming

Om je pensioenregeling goed uit te kunnen voeren hebben wij bepaalde persoonsgegevens uiteraard nodig. Maar dit geldt niet voor alle gegevens die wij verwerken. Je kunt ons daarom vragen om je gegevens voor bepaalde situaties niet meer te gebruiken. Als je bijvoorbeeld niet wilt dat wij je bellen of e-mailen of als je een belangrijke persoonlijke reden hebt waarom je niet wilt dat wij je gegevens gebruiken.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, beperking, bezwaar tegen verwerking of overdracht sturen naar het emailadres zoals onderaan dit document vermeld. Dit e-mailadres kun je ook gebruiken om je toestemming voor het gebruik van jouw persoonsgegevens in te trekken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Zorg ervoor dat op deze kopie de pasfoto's, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), documentnummer(s) en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar zijn gemaakt. Dit ter bescherming van je privacy. Stap zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek reageren.

Klachtrecht

Als Stap niet voldoet aan je verzoek tot inzage, correctie, beperking, verwijdering of overdracht van jouw persoonsgegevens, dan kun je conform de klachtenprocedure schriftelijk een klacht indienen bij Stap.
Mocht je klacht niet naar tevredenheid worden opgelost, dan kun je een klachtmelding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of hiertegen in beroep gaan bij de rechter.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Stap verwerkt persoonsgegevens op een wijze die een mate van bescherming van de persoonsgegevens waarborgt die past bij het risico, met inbegrip van bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of schade, met behulp van passende technische of organisatorische maatregelen conform de eisen in toepasselijke wetgeving.

Als je het idee hebt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Heb je vragen?

Heb je vragen over ons privacy statement? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

Cookies

Stap maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op je computer, tablet of mobiele telefoon wordt geplaatst als je de site raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de site. Lees meer over cookies in onze cookieverklaring.

Wijzigingen privacyverklaring voorbehouden

Stap behoudt zich het recht voor de privacyverklaring te wijzigen. Elke verandering wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring met regelmaat te lezen. Deze pagina is voor het laatst opgemaakt op 21-07-2023. Deze site bevat links naar andere internetpagina's. Dit privacy statement heeft geen betrekking op deze gelinkte pagina's. Stap draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid en inhoud van deze websites en de omgang van deze derden met je persoonsgegevens. Lees daarom, indien aanwezig, het privacy statement van de site die je bezoekt.

Stap behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Wij raden je daarom aan deze tekst met enige regelmaat te raadplegen als je onze site bezoekt.